Para poder calcular el informe AEAT 347 (operaciones con terceros de más de 3000 eur o en efectivo) hay que instalar el módulo aeat_347, aunque posiblemente ya lo tenéis instalado. Desde el menú Contabilidad/Informes/Informe AEAT 347 se puede crear un nuevo informe y darle al botón Calcular. Si al calcular no encuentra todavía ningún registro de tercero es porqué hay que hacer reasignaciones y recálculos en las facturas del 2014 y 2015.
Este módulo además añade la casilla "Incluir 347" en la pestaña de contabilidad del tercero para indicar si se debe incluir en el 347, y en las líneas de factura también se indica si se debe incluir en el 347 y que clave es. En las facturas nuevas se rellena automáticamente la clave de las líneas, pero hay que recalcularla en las que se crearon antes de instalar este módulo.
Hay que ir a las factura de cliente, pestaña Todas y filtrar las del 2014 (luego lo mismo con las del 2015). Seleccionar todas con Ctrl+A (si hay más de 1000 hay que hacerlo de 1000 en 1000) y ejecutar la acción "Reasignar registros AEAT 347" y marcar casilla Incluir 347 y seleccionar la clave "B - Entregas de bienes y servicios superiores al límite (1)". Luego hay que volver a marcar todas las facturas y ejecutar la acción "Recalcular registros AEAT 347". Así nos recalcularà los importes de cada factura que deben consignarse en el modelo 347.
Luego se repite el mismo proceso para las facturas de abono de cliente. Y después con las de proveedor y abono de proveedor, pero seleccionando la clave "A - Adquisiciones de bienes y servicios superiores al límite (1)".
Tener en cuenta que estos pasos marcarán todas las facturas y abonos de cliente y proveedor de 2014 y 2015 para ser consignadas en el 347 mediante las 2 claves estándares. Si alguna factura es de cliente/proveedor estranjero (CIF que no empieza con ES), o si es una subvención o adquisión de adm. pública hay que poner otra clave o no consignar en el 347. Se pueden corregir haciendo los dos pasos anteriores, reasignar y luego recalcular los registros AEAT 347 para ponerles las claves correctas o consignar o no en el 347.
Una vez hecho esto ya se puede crear el informe 347 desde el menú Contabilidad/Informes/Informe AEAT 347, indicando el ejercicio fiscal y rellenando los datos del informe. Pulsamos el botón "Calcular" y en la pestaña "Registros de terceros" aparece el resumen de los cálculos, con los importes de cada cliente/proveedor a declarar. Es importante que todos los terceros a incluir tengan el CIF anotado. En la pestaña "Registros de propiedad" se pueden añadir a mano los registros de alquileres de propiedades.
Posteriormente se puede procesar el informe 347 y nos crearà el fichero 347 listo para ser descargado de Tryton y ser enviado a hacienda por vía telemática.
La comisión es la cantidad que se cobra por realizar transacciones comerciales que corresponden a un porcentaje o un importe fijo sobre el importe de la operación.
Las comisiones se calculan sobre las facturas.
En nuestro sistema deberemos definir que planes se aplicarán para la generación de comisiones.
Un plan irá relacionado con un producto (comisión) y el método de comisión.
El método de comisión es el estado de la factura en que se creará la comisión:
Los planes irán relacionados con varias líneas. Cada línea la podemos relacionar con un producto, en este caso se calculará la comisión sobre este producto.
La formula de las líneas de los planes son cálculos matemáticos. Por ejemplo, si la comisión es de un 10% del total, la formula será:
amount*0.1
Los agentes son los comerciales de nuestra empresa, sean empleados de la propia empresa o personal externo (autónomos).
Cada agente irá relacionado con un "plan de comisión". Según el plan de comisión se le calculará el tipo de comisión que ganará el agente.
El tipo de agente, "agente de" o "principal" nos permite especificar la cuenta del agente que se usará:
- Si el agente es "Agente de" se usará la cuenta "Cuenta a pagar" del tercero/agente. Es un agente que le pagamos comisiones.
- Si el agente es "Principal" se usará la cuenta "Cuenta a cobrar" del tercero/agente. Es un agente al que le cobramos comisiones.
Las comisiones se crean automáticamente según el tipo de plan que hayamos definido (al contabilizar o al pagar la factura).
En la factura disponemos del campo "Agente de comisiones" que nos permite relacionar la factura con el agente.
En el caso que la factura esté relacionado con un agente, en el momento de contabilizar o pagar la factura (según el plan) nos genera la comisión relacionado con el agente.
En el caso que la factura provenga de una venta, por ejemplo, en una factura disponemos de diferentes líneas que pueden que el origen sean de distintas ventas, y por tanto, de distintos agentes. En el caso que las líneas de la factura tengan un agente, tendrá preferencia este agente respecto el agente global de la factura o de si no disponemos de agente, y las comisiones que se generarán serán respecto a la línea de la factura.
Si es una factura de cliente nos genera las comisiones en positivo. Si es una factura de abono de cliente nos genera las comisiones en negativo.
Des del menú de Comisiones disponemos de un asistente que nos permite generar facturas a partir de un rango de fechas.
En este asistente le podemos especificar el tipo de factura:
Para generar las facturas de las comisiones es importante que los agentes dispongan un "plazo de pago" por defecto tanto de cliente como proveedor antes de ejecutar el asistente. En el caso que el agente no disponga de esta información, una mensaje de alerta nos avisará que no puede generar la factura, pues este campo es requerido en la factura.
En el caso que se cancele una factura que las líneas estén relacionadas con comisiones ya facturadas, estas comisiones pasarán a estado "cancelado".
El cierre de un ejercicio fiscal suele constar del asiento de regularización, el asiento de cierre, el de apertura del ejercicio nuevo, así como el bloqueo para no permitir la contabilización de nuevos datos en el ejercicio cerrado. En Tryton solamente vamos a realizar la primera y la última acción: el asiento de regularización y el bloqueo del ejercicio pero los asientos de cierre y apertura no son necesarios en el sistema, puesto que Tryton arrastrará los saldos de las cuentas al ejercicio siguiente y una vez cerrado el ejercicio, no arrastrará los saldos de las cuentas de ingresos y gastos si estas están bien configuradas.
Hay que tener en cuenta que sí que se van a arrastrar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos mientras no se haya cerrado el año, puesto que el sistema intenta garantizar que el balance de situación está siempre cuadrado.
Para realizar el cierre del ejercicio fiscal seguiremos estos pasos:
Haremos un asiento de pérdidas y ganancias (o de regularización). Ejecutaremos el asistente des del menú "Contabilidad/Procesos/Crear asiento de regularización" que nos pedirá:
Renumerar los asientos para que sean correlativos. Con el módulo "Renumeración movimientos" (Account Move Renumber) dispondremos del menú "Contabilidad/Procesos/Renumerar asientos". Este asistente nos pedirá:
En caso de que todos los asientos del ejercicio no estén confirmados nos avisará que los debemos confirmar.
Para confirmar todos los asientos iremos a "Contabilidad/Asientos/Asientos contables", filtraremos los que sean en borrador y los confirmaremos.
Cierre del ejercicio fiscal. Ejecutaremos el asistente del menú "Contabilidad/Procesos/Cierre ejercicio fiscal" y nos pedirá el ejercicio fiscal a cerrar. Nos anotará los saldos de las cuentas a finales del ejercicio y nos cerrará los períodos y el ejercicio.
No se genera asientos de cierre y apertura, ya que no son necesarios, pues ya se considera de forma automática los saldos de cierre como saldos iniciales para el siguiente ejercicio.
Mediante los módulos de extractos bancarios podemos crear extractos bancarios, contabilizarlos y conciliarlos con apuntes (efectos).
Al crear un extracto podemos añadir las líneas que contiene el extracto y por cada línea podemos indicar una o varias cuentas para contabilizarla o uno o varios apuntes (efectos) ya existentes para contabilizarla y conciliarla.
En la línea de extracto disponemos del botón "Buscar" para buscar un apunte del mismo importe y nos lo relacionará con esta línea.
Finalmente, una vez que la línea esté relacionada con una o varias cuentas o efectos es el momento de contabilizar.
En los extractos bancarios disponemos de un asistente que nos permite seleccionar un fichero CSB43 e importar los saldos iniciales y finales y todas las líneas del extracto (fecha, importe y descripción).
La Norma CSB43 es un fichero genérico que usan todos los bancos españoles para extraer los movimientos de nuestra cuenta bancaria. De esta forma, al importar un fichero CSB43, nos crearán las líneas que posteriormente contabilizaremos. Para la obtención del fichero CSB43 contacte con el banco; generalmente puede descargarse desde la plataforma online del banco.
En los extractos bancarios disponemos de un asistente que nos permite seleccionar un fichero CSV e importar las líneas en el extracto para posteriormente contabilizarlas.
Algunas plataformas de pagos (Paypal, Redsys, Sermepa, Cofidis, ...) sólo permiten extraer datos de los pagos mediante ficheros CSV o es el formato más común.
En el caso que sólo permitan exportar los datos en formato XLS (Excel), antes de importar el fichero deberemos convertirlo en formato CSV usando algún programa de ofimática como LibreOffice.
A partir de un fichero CSV podemos importar las líneas en nuestro extracto bancario y así contabilizar los pagos que se han realizado en nuestra plataforma de pago y si procede conciliarlos con los movimientos contables existentes.
En la configuración de extractos bancarios deberemos definir los perfiles CSV que usaremos donde se detallará la estructura del CSV. Para ello deberemos definir cada campo del CSV y relacionarlo con un campo de la línea del extracto bancario, añadiendo líneas donde definiremos:
En el caso que el CSV contenga líneas que no deseamos importar, con el campo "Expresión de coincidencia" podemos filtrar las líneas que realmente se importarán. Esto nos permite, por ejemplo en un CSV de Paypal, omitir aquellos pagos que no se hayan completado y sólo importar los pagos realizados. Un ejemplo de condición sería:
row[5] == "Cancelled" and row[11] == "user@domain.com"
En el caso que coincida la línea del CSV con esta expresión, se omitirá y continuará con la siguiente línea del CSV, por lo que no se importará.
"row" es la variable de la línea y entre "[]" especificaremos la posición del campo (la primera columna del CSV es el 0). En este ejemplo anotamos que la columna 5 contenga la cadena de texto "Cancelled" y que la columna 11 contenga la cadena de texto "user@domain.com".
Ya están disponibles para OpenERP y Tryton los módulos para realizar órdenes de pago y órdenes de cobro (remesas de recibos) con el nuevo formato SEPA (Single Euro Payment Area). Este formato sustituye los antiguos formatos Norma 19, 58, 32, 34 que dejan de estar en vigor des del 1 de febrero de 2014, si bien las normas 58 y 32 se pueden usar hasta el 1 de febrero de 2016 (Adeudos Directos SEPA) y para las otras la Comunidad Europea hace unos días dictaminó una moratoria de 6 meses, hasta 1 de agosto, pero de aplicación voluntaria según el banco Single Euro Payments Area (SEPA)
Si desea usar los nuevos formatos SEPA en OpenERP o Tryton se recomienda contactar con el servicio de soporte para realizar los ajustes, debido que cambia bastante la forma de generar los ficheros. Entre otras cosas hay que:
Los módulos de Sepa también están incluidos en la modalidad SaaS de OpenERP y Tryton.
Antes de iniciar el 2013 deberemos realizar en nuestro OpenERP estas dos configuraciones extras:
Para poder emitir facturas debemos crear el ejercicio fiscal y los períodos para el 2013. Para su generación accederemos al menú Contabilidad/Configuración/Contabilidad financiera/Ejercicio fiscal. Crearemos el ejercicio fiscal 2013 y los períodos (mensuales o trimestrales) y los períodos de apertura, cierre y Perdidas y ganancias.
Si utiliza secuencias de numeración personalizadas que cambian con el año para los pedidos de venta y de compra y para las facturas de cliente y de proveedor, es el momento de cambiarlas.
La secuencia puede ser configurada:
Para personalizar las secuencias iremos al menú Administración/Configuración/Secuencias/. Si el prefijo está configurado con la expresión %(year)s/ automáticamente ya aparece el año en cuestión. En el caso que lo tenga configurado como 2012/ deberá cambiar por 2013/ o utilizando la expresión %(year)s/. Véase en la leyenda las opciones que se disponen.
Las códigos de factura en OpenERP se llaman:
Recuerde que si no está seguro de hacer esta configuración, lo puede probar previamente en la base de datos de copia.
Empezamos ofreciendo servicios y módulos con TinyERP, después con OpenERP y finalmente con Tryton. Y por fin tenemos el módulo para la contabilidad española (account_es). Este módulo ofrece el Plan General Contable Español 2008 y Plan General Contable Español 2008 (PYMES) y está actualizado con todos los cambios del pasado 1 de setiembre de 2012.
Como tenemos muchos clientes a los que damos soporte con OpenERP y todos usan los módulos de localización española, el nuevo módulo de localización española para Tryton se ha diseñado partiendo de un módulo intermedio de estos dos ERPs, para que las actualizaciones o cambios de uno se vean reflejados en el otro, y así dar un mejor mantenimiento.
Como conocerán por los medios de comunicación del 11 de julio de 2012, se efectuará un incremento del IVA.
Durante el mes de agosto se aplicarán estos nuevos impuestos en el ERP. Para el día 1 de septiembre los productos deberán estar actualizados con estos nuevos impuestos.
Los incrementos en los impuestos son:
La actualización de los impuestos se realizará en todos los servicios SaaS y en todos los servidores OpenERP que dispongan activado los servicios de mantenimiento y actualización.
Estamos trabajando en la definición de los nuevos impuestos. Recibirán un correo cuando esté actualizado su servidor o instancia de OpenERP con la definición de los nuevos impuestos.
Para actualizar los productos actuales a los nuevos impuestos lo puede hacer manualmente modificando los campos impuestos de compras y ventas en el formulario de productos. Si se dispone de un catálogo amplio de productos podemos realizar esta actualización "atacando" directamente a la base de datos. En este último caso nos deberán confirmar el día que desean actualizar los productos con los nuevos impuestos.
Para los usuarios registrados es suficiente actualizar los IVAs de los productos, pues se recalcula el precio según tarifa y con los impuestos definidos en el producto. Para los usuarios anónimos deberá actualizar los productos del canal de comercio electrónico para recalcular los precios de venta que se guardan en memoria caché.
Es sencillo de configurar: En Magento no hace falta definir los nuevos IVAs. Simplemente el IVA 18% existente en Magento se debe redefinir el cálculo del 18 al 21.
En OpenERP, a nivel contable no debe hacer nada. Simplemente deberá cambiar el nombre de las opciones del campo tax_class_id para que gráficamente el usuario vea la opción IVA 21 y no IVA 18.
Para cambiar las opciones del selector del campo IVA de Magento, accedemos a: Administrador/Estructura de base de datos/Objetos. Filtramos por el objeto product.product y editamos el campo x_tax_class_id (Impuestos magento) y en el campo Selección del campo, modificamos la etiqueta de las opciones. Por ejemplo:
Se encuentra disponibles varias mejoras del módulo del cálculo de los balances contables de OpenERP, ya que había un error en el cálculo del balance (normalmente el de situación) si habían apuntes en algunas cuentas muy específicas como la 551, en que no todo el saldo va un concepto del balance, sino que el debe y el haber van a lugares distintos.
También hemos aprovechado para crear una plantilla de balance de situación "BALANCE PYMES (PGCE 2008) 129 + 7 - 6" que permite calcularlo en cualquier momento del ejercicio fiscal (en uno o varios períodos), aunque no esté hecho el asiento de pérdidas y ganancias.
La plantilla de balances "BALANCE PYMES (PGCE 2008) 129 + 7 - 6" es idéntica a la plantilla normal "BALANCE PYMES (PGCE 2008)" pero en el "VII. Resultado del ejercicio" tiene los conceptos 129,7,(6) en lugar de 129, así se calculan beneficios + ingresos - gastos.
Se encuentra disponible en vuestra instancia de OpenERP la actualización del módulo para la presentación del modelo 347 de la AEAT (operaciones superiores a 3000 eur y/o en efectivo) que debe presentarse durante este mes de marzo. La nueva normativa indica que hay que presentarlo con resúmenes trimestrales.
Si el módulo no estuviera instalado en vuestra base de datos, sólo hay que instarlo para poderlo usar (módulo l10n_ES_aeat_mod347 para la v5 i l10n_es_aeat_mod347 para la v6 de OpenERP).
Si el módulo ya estuviera instalado, un técnico de Zikzakmedia ya os ha hecho la actualización para usarlo sin problemas.
En www.aulaerp.com podéis encontrar una explicación sobre su uso.
Recordar que, como novedad, desde la declaración del 2011 el modelo 347 debe tener un desglose trimestral de las operaciones: Previamente debemos ir al menú Contabilidad y finanzas/Configuración/Contabilidad financiera/Periodos/Periodos y indicar a que trimestre (primero, segundo, tercero, cuarto) pertenece cada período. Por ejemplo el período 1T11 pertenece al primero; los períodos enero11, febero11 y marzo11 pertenecen al primero, ...
El Top 10. Un ERP ágil tanto para los usuarios como a nivel técnico. Un ERP que se adapta a sus necesidades.
Nereid es el nombre que se le ha dado al proyecto web de Tryton. Con él cualquier registro o módulo de Tryton está disponible en como canal web. Imagínate que se puede hacer...
Para la pequeña PyME, organizaciones o autónomos hemos creado el servicio SaaS de OpenERP y Tryton. www.zzsaas.com.
Usted pone el reto. Nosotros la solución e implementación.
